【大学生必見】教授へのメールの書き方・例文、返信する際のポイントがまるわかり!

今回はどんな記事?

今回は教授へのメールの書き方について解説していきます!

この記事を読むと…

✅正しいメールの書き方が分かる!

✅例文を載せているのでコピペでOK

✅返信のマナーが分かる!

【初めに】明治大学情報局

明治大学
明治大学

皆さんこんにちは!明治大学情報局です!

今年はオンラインの授業になって教授へメールをする機会が増えた学生が多いのではないでしょうか?

自分のメールの書き方あってる自信ありますか?

今回は教授へのメールの書き方を解説し

件名とか㏄とか何?

署名って何書けばいいの?

✅なんでもいいから例文をコピペさせろ!

といった迷える大学生を救っていきたいと思います!

それでは早速、教授へのメールの書き方について解説していきます!

教授にゴマをすって単位、ゲットだぜ!

スポンサードサーチ

教授に送るメールの形式

明治大学 明大 明治大学生 明治大学情報局 教授 メール

メールは形式が決まっています!ポイントを抑えよう!

ダメなメール

【件名】

教授へ

【本文】

体調が悪いので課題の提出遅れます!

すいません!

こんなメールはさすがに送ってないですよね?

件名

件名とはメールのタイトルのことです!

件名はメールの内容が一目でわかるように具体的かつ簡潔に書きます

例えば…

✅7月10日憲法欠席します 明治次郎

✅TOEIC講座教科書購入できません 和泉花子

✅7月10日刑法アンケート提出できませんでした 駿河台太郎

✅心理学7月10日の講義について質問です 中野はな子

のようにメールの要件を一言で明記しましょう。

一方、 簡潔にしすぎて

✅質問です

✅相談です

のような内容が分かりにくい件名は、

メールを開いてもらえない

可能性があるのでやめましょう

逆に、

「7月10日の憲法の授業の日には祖父の七回忌があり授業に出席することができません。よろしくお願いいたします。明治大学法学部法律学科1年1組1番明治次郎」

という長い件名をメールで送ってみると…

明治大学 明大 明治大学生 明治大学情報局 教授 メール

このように分かりやすくしようと件名を長くしすぎてしまうと一番伝えたいことが途切れてしまいます。

メールの件名は15字~20字程度がベストと言われています!

具体的かつ簡潔にまとめような!

件名を忘れたら即ごみ箱行き!注意!

差出人

差出人とはメールの送り手のことです!

なるべく大学のメールアドレスから教授にメールを送るようにしましょう!

大学のメールアドレス以外からのメールは読んでくれない教授もいるので注意です!

また、大学のメールアドレスの設定ができていないけれど、

今すぐ教授にメールを送らなければならないという場合は

Gmail

Yahoo!メール

を使用して送るようにしましょう

Docomoやau、SoftBankなどのキャリア・ドメインのメールアドレスで送信すると、

教授がパソコンから返信したメールがキャリアの迷惑メールフィルターに引っかかり

自動でゴミ箱に送られてしまう、そもそも受信できないなどのトラブルになる可能性があります。

とは言いつつぶっちゃけ筆者はGmailで教授や事務室にメールをしていますし、毎回返信を頂いているので大学のメールアドレスの設定終わってなければ全然Gmailとか Yahoo!メールでいいと思います。(コソッ)

宛先

宛先(To)とはメールの直接の受け手

CCとは同じ文面を見てもらいたい相手

BCCとはその人が受け取ったことを他人に知られたくない相手です

教授に連絡をしたいときは宛先に教授のメールアドレスを入れましょう

CCやBCCは教授にメールを送る際は関係ないので気にしなくていいのですが…

CCは情報共有、報告を目的に使用します。

「念のためにお送りします」、「確認のため見てください」といった意味を持ちます。

CCでメールを受信した人は返信の義務はありませんが確認する義務はあります。

BCCは他の宛先やCC、BCCの受信者に他の受信者がいることを隠したい場合や受信者のメールアドレスが分からないようにして送りたい場合に使用します。

本文

宛名を書こう

メールの本文の最初には宛名を書きましょう

〇〇大学△△学部教授 〇〇先生

のように教授の所属と名前を書くようにしましょう

いくら教授と仲良くてもあだ名でメール送ったらダメだぞ☆

挨拶文を書こう

宛名を書いたら一行空けて挨拶文を書こう!

例えば…

いつもお世話になっております

✅お休みのところ失礼します

✅いつもご指導いただき、ありがとうございます

✅はじめまして

長い時候の挨拶は必要ありませんが、教授との関係性に合わせて一言書きましょう。

改めて自分の名前と所属を書こう

改めて自分の名前と所属を書きましょう!

明治大学〇学部〇学科〇年〇組、学籍番号〇〇〇〇〇の明治次郎です。

教授は学生のメールアドレスを覚えていないので名乗らないと誰から来たメールかわからないぞ!

名乗らなければ即ごみ箱行き!注意!(二回目)

伝えたいことを書こう

自分の所属と名前を書いたら改行して本文の内容に入ります!

○月○日の○○の講義を欠席する予定のため、メールいたしました

のようにメールの目的を簡潔に書いてから

その日は祖父の七回忌で母の実家に行かなけらばならないので、申し訳ないのですが出席できません

のように補足説明をしましょう。

注意点

件名と内容を対応させよう

件名では「○月○日○○の講義欠席します」とか書いてるのに、本文では授業の質問をするのは絶対にダメですよ!!!

1つのメールに1つの用件!

例えば、レポートの提出と欠席の連絡をしたければ2つのメールに分けることが望ましいでしょう。

質問や相談が複数ある場合は「○○についてご相談があり、メールいたしました」とメールの目的を明記した後で箇条書き等にしてまとめましょう。

絵文字、半角カタカナは使わない

絵文字は機種によっては表示できないことがありますし、半角カタカナは読みにくく迷惑のもとになります!

締めの文

最後にメールの締めとして一文入れましょう!

例えば…

お手数をお掛けしますが、どうぞよろしくお願いいたします

お忙しいところ恐縮ですが何卒お願い申し上げます

お忙しいところ誠に恐縮ですが、ご返信いただけましたら幸いです

教授に対する感謝やお礼、内容次第では謝罪の言葉で締めます。

とりあえずクッション言葉(恐れ入りますが、恐縮ですが、お手数をお掛けしますが等)を入れておけばいい感じになります敬語使える人っぽい!ワンアップ!

署名

最後に署名と連絡先を入れよう!

例えば…

✅○○大学○○学部○○学科○年

✅名前

✅Email:△△△△△△△@××.jp

✅Tel:070-○○○○ー△

✅郵便番号、住所(あってもなくてもいい)

以上を署名に入れるようにしましょう!

どのメールにも自動で署名がつくように設定しておこう!

筆者は1年生のころ自動で署名がつけられることを知らず、毎回署名を手入力していました☆

注意点をまとめると

学校のメールアドレスから送る

✅件名は具体的かつ簡潔に!

お世話になっておりますってとりあえず書こう

名乗れ!いいから名乗れ!

署名を書こう

件名忘れてゴミ箱行きだけは避けような。マジで。

各種SNSでシェアしてください!