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【簡単で実用的】大学生のNotion活用法!

✏️作成者:リリ

こんにちは!メイキョク(旧:明治大学情報局)です!

みなさんは「Notion」というツールを聞いたことがありますか?知っていてもよく分からず使っていないという人も多いかもしれません。

私もずっと難しそうなツールだと思っていて抵抗がありましたが、使い方を少し調べていざ使い出してみると想像以上に使いやすくてめちゃくちゃ便利。すっかり毎日使う必須ツールになっています。

そもそもNotionってどんなツールなのかというと、よく「オールインワンツール」と表現されます。個人的には「メモ」と「データベース」が合体したもので、それによって「タスク管理」「予定管理」としても使えるもの、と解釈しています。ブラウザ上から無料で使えて、スマホアプリもあります。

操作方法は多くの人が解説しているのでこの記事では一旦置いておいて、明大生が具体的にどのようにNotionを活用しているのかご紹介します。

①シンプルにメモ・日記として使う

Notionはめちゃくちゃ多機能ですが、シンプルにメモアプリとして使うだけでも便利です。その例が私の日記としての使い方です。Notionにはテンプレート機能があり、同じようなページをたくさん作る場合にあらかじめ設定したテンプレートを使用したページをワンクリックで新規作成できます。これを使うことで、ページタイトルに自動的にその日の日付、中身に後述するボタンを入れたページを簡単に作成しています。

さらに「繰り返し」機能があるので、先述のテンプレートを使った日記ページが毎日自動的に作成されるようにしています。

そして「ボタン」ブロックも便利。ボタンを押した際にテキストの追加など様々なアクションを自動で実行するように設定できます。私は日記ページではボタンを押した時の時刻を追加するように設定し、その時したことを記録しています。ちなみにこの@から続く日付や時刻は後からでも編集できます。

このボタン機能、例えば議事録でも便利です。ボタンをクリックするだけですぐに新たなミーティングを始められます。

②データベースとして使う

完全に自分好みのデータベースを簡単に作成できます。私が作っているのは飲食店データベース。訪れた飲食店の場所や評価、メニュー、価格などを記録しています。

エクセルの列に当たる部分をNotionでは「プロパティ」と言いますが、この種類が豊富。自由記述や複数選択、単一選択、日付と時刻、チェックボックス、ステータスなど好きなものを使えます。

エクセルと大きく違うのがこのデータベースの項目(エクセルの行にあたる)も1つ1つのページになっていることです。飲食店ごとのページに詳しい感想を書いたり写真を載せたりしています。

そしてNotionは一つのデータベースを様々な見方をできるのが特徴。エクセルのような基本のテーブル(表)だけでなく、ギャラリー表示でページ内に載っている写真を一覧で表示したり、ボードビューでジャンル・月・最寄駅ごとに並べたりできます。

このビューの見方(分類方法、並べ替え、フィルター等)も自由自在にカスタマイズでき、本当に自分好みのデータベースが作れます。可視化するのは楽しいです。

③旅行計画に使う

中国への個人旅行でもNotionが大活躍しました。まず気になる観光地データベースに良さそうな観光地をとりあえず追加していき、その後行くことに決めた場所は別のデータベースに移動させて日付・時刻等を入力していくことで旅程表を作っていきました。チェックボックスを使えば予約したかどうか管理できます。

「カレンダービュー」を使えば日毎の予定がとても分かりやすく。しかも、カレンダー上で動かして簡単に日付を変えることもできます。

さらに、「Notionカレンダー」アプリ(PC・スマホ)を使えば普段使っているGoogleカレンダーの予定とともにNotion内で作成した予定も表示できます。

④タスク管理に使う

Notionのデータベースは優秀なToDoリストやWBSとしても使えます。まずはデータベースにタスクを追加していき、期限と進捗状況もわかるようにします。さらに、「サブタスク」機能を使えば、大きなタスクを細分化することができます。

「タイムラインビュー」を使うとガントチャートのような見た目になり、視覚的に現在の状況や残り日数がわかりやすくなります。直接スライドして期間を変更することもできます。

それぞれのタスクをページとしてメモに使うこともできます。

⑤共同ワークスペースとして使う

Notionは共同編集にも対応しているので、上記で紹介した使い方をチームでも実現できます。

Notionにはフォルダという考え方はなく、ページの中にページを作れる階層構造のようになっています。例えばあるチームのトップページを共有すれば、その中の渉外担当用ページ、さらにその中の渉外マニュアル・議事録・渉外タスク管理などのページも共有されます。

実際にチームで使ってみて、従来はGoogleドキュメントやスプレッドシートがあちこちに散らばっていましたがNotionに全てまとめられる状況を作れました。ただし、データ量が増えると明らかに重くなるという難点があります。

Notionは本来2人以上で使う場合は無料プランでは制限がありますが、大学生ならプラスプラン(月1650円)が無料です。ありがたい。

最後に

Notionの活用例をご紹介しました。ここで紹介した使い方はほんの一部で、本当にカスタマイズ性が高いので無限の可能性があります。

自動化(オートメーション)や関数等で高度なシステムを実現している人もいますが、シンプルに使おうと思えばそれも可能です。

私は今もうNotion無しでは考えられないほど生活に溶け込みました。Apple純正メモ帳(iPhoneに最初から搭載されているアプリ)やGoogleドキュメント等をほぼ使わなくなりNotionに乗り換えました。

飲食店データベースや旅行計画なんかはNotion以外でどうやって作るのか思いつかないほど便利です。もちろんタスク管理など特化した専用アプリもありますが、普段使うメモアプリに全てまとめられるのがNotionの大きなメリットの1つでもあります(それを抜きに考えても使いやすいです)。

初めは他のツールと異なる点が多いので慣れないかもしれませんが、YouTubeにたくさんの使い方解説動画があり私もそれで大体理解できました。少しでも気になったら使ってみてはいかがでしょうか。※PR記事ではありません。

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